Bel gerust: +31 (0)6-515 777 08

Strakke organisatie, waardig afscheid

Terugblik op tien jaar ‘Meneer Frits’

Dit jaar is het alweer tien jaar geleden dat ir. F.J. Philips op honderdjarige leeftijd overleed. ‘Meneer Frits’ leeft voort als de man die op inspirerende wijze zakelijk inzicht koppelde aan menselijke warmte. Een voorbeeldige  captain of industry, maar ook: een echte Eindhovenaar, wars van gewichtigdoenerij, intens betrokken bij de lokale samenleving. FRITS staat dit jaar een paar keer stil bij het leven van zijn illustere naamgever. We beginnen bij… zijn afscheid.

Philips zag evenementenorganisator Astrid Camp tijdens een bespreking met de Communicatie-afdeling van Philips een foto van hem staan. Op de vraag of er al was nagedacht over zijn onherroepelijk naderende afscheid kreeg ze te horen dat er met de belangrijkste partijen wel afspraken over de uitvaart waren gemaakt, maar dat er niet zoiets bestond als een draaiboek. Daarop besloot de Communicatie-afdeling een multidisciplinaire werkgroep te formeren, waarvan zoon Warner namens de familie deel zou uitmaken. Astrid werd gevraagd voor de samenstelling van het all-in draaiboek en de algehele regie van het afscheid. Warner besefte terdege dat de uitvaart van zijn vader, ook al hield die niet van poespas, vele malen ingewikkelder zou worden dan een standaard-afscheid. Al was het maar vanwege de grote belangstelling die er zou zijn vanuit de zakenwereld, het bedrijf Philips, allerlei maatschappelijke organisaties, de lokale gemeenschap en uiteraard de media Toen de kinderen Philips met hun vader bespraken hoe hij zich zijn afscheid voorstelde, maakte hij daar weinig woorden aan vuil. Een zwarte koets met vier zwarte paarden was zijn enige wens. „En vur de rest zuukte gij het mar moi uit, menneke”, zei hij tegen Warner.

Draaiboek

Bijna tien jaar later blikt Astrid Camp terug op haar betrokkenheid van destijds. We zitten in de foyer van het Muziekgebouw, dat tot voor kort nog de naam van Frits Philips droeg – één trapje hoger staat zijn buste. Astrid vertelt dat de werkgroep bestond uit vertegenwoordigers van de gemeente, de politie binnenstad, het Muziekcentrum, de afdeling Communicatie van Philips Nederland, de Dienst Bijzondere
Uitvaarten van uitvaartverzorger Monuta en uiteraard de familie Philips. De bijeenkomsten van de werkgroep, die steeds plaatsvonden in De Laak – het ouderlijk huis van Meneer Frits – leidden tot een draaiboek dat qua omvang en gedetailleerdheid zijn weerga niet kent. Alsof het een militaire operatie betrof, is elke stap er van minuut tot minuut in vastgelegd. De leden van de werkgroep leverden ieder hun eigen inbreng. Zo bevatten de pagina’s van de politie een exacte beschrijving van de personele inzet bij zaken als het vrijmaken van kruispunten en het begeleiden van de rouwstoet. Werkelijk overal werd rekening mee gehouden, tot en met zoiets ogenschijnlijk triviaals als het opruimen van de ‘vijgen’ die de koetspaarden op het traject ongetwijfeld zouden achterlaten. 

Paardenstoet
Spannend

Op de dag waarop de heer Philips overleed (5 december 2005) trad volgens het draaiboek direct de ‘telefoonboom’ in werking. Astrid: „Die zorgde ervoor dat binnen een half uur na het bericht iedereen die ook maar enigszins betrokken was, op de hoogte werd gebracht. De uitvaart zou pas een week later laatsvinden, zodat ook de buitenlandse familieleden en relaties van de heer Philips tijdig aanwezig konden zijn. Op de dag zelf zat ik lichtelijk nerveus met directeur Wim Vringer in de artiestenfoyer van het Muziekcentrum. Maar toen ik zag dat de politiemensen zich precies op de afgesproken tijd meldden, wist ik: dit gaat lukken. Het was spannend, maar de hele dag liep als een trein. Toch zijn er altijd kleine dingen die nog even gecorrigeerd moeten worden. Zo zag ik dat het bloemboeket op de stoel van Meneer Frits er niet meer zo heel fris bij lag, dus heb ik snel ergens anders een vers boeket vandaan gehaald. En iemand moest natuurlijk de klokkenist van de Catharinakerk waarschuwen dat de stoet vijf minuten later uit het  Muziekcentrum zou vertrekken dan gepland. Maar verder hoefde ik alleen maar aanwezig te zijn. Als je zulke dingen goed organiseert, ben je zelf in feite overbodig.”

„Meneer Frits wist van het bestaan van de werkgroep en het draaiboek, maar heeft zich er nooit mee bezig willen houden. De familie uiteraard wel. Die koos onder meer de muziek die tijdens het afscheid live zou worden gespeeld door het Philips Symfonie Orkest. Ook het bedrijf Philips was intensief betrokken, met name waar het ging om de contacten met de pers en de faciliteiten die daarvoor noodzakelijk waren. Zo vervulde ieder zijn eigen rol. Door de grondige onderlinge afstemming en coördinatie verliep de dag vlekkeloos. Alleen het weer hadden we niet in de hand. Het was die maandag somber en grijs.”

Schaduwmanagers

De geslaagde projectmatige aanpak leidde voor Astrid Camp tot het initiatief om een bedrijf op te richten dat mensen helpt om de zaken rond overlijden en nalatenschap goed te regelen. Over de activiteiten van dit bedrijf, Fidenze, vertelt Astrid: „Ik noem mijzelf schaduwmanager. Ik help mensen te inventariseren wat de nabestaanden allemaal moeten regelen en wat de wensen van de overledene zijn. Er moet rond en na het overlijden veel meer gebeuren dan mensen vaak denken. Een zakelijke relatie vertelde mij na het overlijden van zijn vader wat er toen allemaal boven tafel kwam: administratieve dingen, bankzaken, verzekeringen, lidmaatschappen, abonnementen, noem maar op. Hij zei letterlijk: ‘Ik word gek van al dat geneuzel’. Dat kan Fidenze allemaal voorkomen door goed te inventariseren en te documenteren. Ik stel samen met de opdrachtgever een persoonlijk dossier samen waar werkelijk álles in staat: van wie welke sleutels heeft tot inlogcodes en computerwachtwoorden. Maar ook: wensen met betrekking tot de uitvaart, of er een testament is opgemaakt, of er codicillen zijn, zelfs waar de hond heen moet als de baas er niet meer is, en aan wie dat kostbare servies geschonken moet worden. Alles kan en moet aan de orde komen. Ik hanteer daarvoor een draaiboek dat ervoor zorgt dat niets vergeten kan worden. Al deze informatie wordt versleuteld opgeslagen in een digitale ‘kluis’. Alleen de opdrachtgever en eventueel door hem aangewezen vertrouwenspersonen kunnen het dossier inzien. Voor het geval er iets met mij of de bestanden gebeurt, worden er back-ups gemaakt op usb-sticks die in de kluis bij de bank liggen. Fidenze treedt op als adviseur en manager, maar als dat wordt gevraagd ook als executeur. Zelf beschik ik niet over de specifieke expertise op bijvoorbeeld fiscaal en juridisch terrein en daarom werk ik nauw samen met externe partners als notarissen, accountants en financiële dienstverleners. Ik verwijs mensen daarheen als dat nodig of wenselijk is. Alles wat er moet gebeuren wordt gecoördineerd, bewaakt en vastgelegd en vervolgens periodiek geactualiseerd. Wij ontzorgen, dat is waar het om draait. Zodat onze cliënt rust krijgt en zijn nabestaanden niet met eh..., geneuzel wordt geconfronteerd.”